Assistant·e de Direction Cabinet Direction Générale H/F - Ca Agglomeration Creil Sud Oise
- CDD
- Ca Agglomeration Creil Sud Oise
Les missions du poste
Au sud des Hauts-de-France, aux portes de l'Île-de-France, l'Agglomération Creil Sud Oise (ACSO) réunit 11 communes et près de 90 000 habitant-es. Territoire à la fois urbain et rural, traversé par l'Oise, il s'appuie sur une histoire forte : un patrimoine industriel de plus de deux siècles et une longue tradition de la pierre et des carrières.
Le coeur d'agglomération est en pleine transformation. Autour du quartier de la gare de Creil, à une trentaine de minutes de Paris Gare du Nord, la future liaison Amiens-Creil-Roissy et la reconversion des friches ont déjà amorcé une nouvelle offre résidentielle au bord de l'Oise.
Véritable interface entre le DGS, les élus, les directions et autres partenaires, rattaché.e au Directeur Général des Services, l'Assistant.e de Direction Générale assure un rôle central au sein de la Direction Générale.
Compte tenu de son positionnement, il.elle est amené.e à traiter des informations sensibles et confidentielles et doit faire preuve de rigueur, de discrétion, de réactivité et diplomatie.
A ce titre, il.elle assure les missions suivantes :
Missions principales :
Secrétariat de la Direction Générale, du Cabinet et du Président :
- Tenir l'agenda, organiser et préparer l'ensemble des réunions ( préparation des déroulés, des dossiers.)
- Gérer les appels téléphoniques, assurer le suivi des informations importantes, la réception et la transmission des messages
- Suivre les relations institutionnelles et les dossiers en lien avec les partenaires extérieurs
- Gérer la circulation des parapheurs avec les services
- Participer et rédiger les comptes-rendus du Comité de Directions (CODIR)
- Organiser les comités stratégiques (Gare Coeur d'Agglo, Passerelle.)
Instances communautaires :
- Pour le Bureau communautaire : mettre à jour le calendrier des réunions des élus
- Assurer le suivi administratif du fonds de concours
- Pour la conférence des maires : établir l'ordre du jour avec les directions, procéder à l'envoi des convocations et préparer les dossiers
- Organiser la conférence des DGS et secrétaires de mairies
Assistanat pour la Direction Ressources : envoyer les convocations et préparer les dossiers pour :
- la commission « Ressources »
- la CLECT
- la Commission Intercommunale des Impôts Directs (CIID)
- la préparation budgétaire : programmation des arbitrages
Pour la Direction de la Communication et des Relations Extérieures :
- Etre en appui administratif sur les événements de l'ACSO
- Envoyer les mailings à destination des élus et partenaires extérieurs
- Suivre les stocks liquide et solide
Evenementiel interne :
- Organiser les séminaires des cadres et du personnel
- Organiser les différents événements internes (jeudis projet, petit déjeuner d'informations au personnel.)
Missions annexes :
Etre en soutien (administratif et organisationnel) des chargé.es de mission auprès du DGS.
Profil recherché et compétences requises :
De formation Bac à Bac +2 minimum, vous disposez idéalement d'une expérience dans l'assistanat de direction ou le secrétariat administratif au sein des collectivités territoriales.
Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Word, Excel et Outlook, et êtes à l'aise dans la préparation et le suivi de dossiers, l'organisation de réunions et la gestion de plusieurs sollicitations simultanées.
Vous êtes reconnu.e pour votre discrétion, votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre méthodologie. Doté.e d'un bon relationnel et d'une bonne maîtrise de soi, vous savez faire preuve de réactivité et avez le sens des priorités.
Une bonne compréhension du fonctionnement d'une collectivité territoriale, un réel sens du service public et une capacité à travailler avec des interlocuteurs variés seront particulièrement appréciés.
Le coeur d'agglomération est en pleine transformation. Autour du quartier de la gare de Creil, à une trentaine de minutes de Paris Gare du Nord, la future liaison Amiens-Creil-Roissy et la reconversion des friches ont déjà amorcé une nouvelle offre résidentielle au bord de l'Oise.
Véritable interface entre le DGS, les élus, les directions et autres partenaires, rattaché.e au Directeur Général des Services, l'Assistant.e de Direction Générale assure un rôle central au sein de la Direction Générale.
Compte tenu de son positionnement, il.elle est amené.e à traiter des informations sensibles et confidentielles et doit faire preuve de rigueur, de discrétion, de réactivité et diplomatie.
A ce titre, il.elle assure les missions suivantes :
Missions principales :
Secrétariat de la Direction Générale, du Cabinet et du Président :
- Tenir l'agenda, organiser et préparer l'ensemble des réunions ( préparation des déroulés, des dossiers.)
- Gérer les appels téléphoniques, assurer le suivi des informations importantes, la réception et la transmission des messages
- Suivre les relations institutionnelles et les dossiers en lien avec les partenaires extérieurs
- Gérer la circulation des parapheurs avec les services
- Participer et rédiger les comptes-rendus du Comité de Directions (CODIR)
- Organiser les comités stratégiques (Gare Coeur d'Agglo, Passerelle.)
Instances communautaires :
- Pour le Bureau communautaire : mettre à jour le calendrier des réunions des élus
- Assurer le suivi administratif du fonds de concours
- Pour la conférence des maires : établir l'ordre du jour avec les directions, procéder à l'envoi des convocations et préparer les dossiers
- Organiser la conférence des DGS et secrétaires de mairies
Assistanat pour la Direction Ressources : envoyer les convocations et préparer les dossiers pour :
- la commission « Ressources »
- la CLECT
- la Commission Intercommunale des Impôts Directs (CIID)
- la préparation budgétaire : programmation des arbitrages
Pour la Direction de la Communication et des Relations Extérieures :
- Etre en appui administratif sur les événements de l'ACSO
- Envoyer les mailings à destination des élus et partenaires extérieurs
- Suivre les stocks liquide et solide
Evenementiel interne :
- Organiser les séminaires des cadres et du personnel
- Organiser les différents événements internes (jeudis projet, petit déjeuner d'informations au personnel.)
Missions annexes :
Etre en soutien (administratif et organisationnel) des chargé.es de mission auprès du DGS.
Profil recherché et compétences requises :
De formation Bac à Bac +2 minimum, vous disposez idéalement d'une expérience dans l'assistanat de direction ou le secrétariat administratif au sein des collectivités territoriales.
Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Word, Excel et Outlook, et êtes à l'aise dans la préparation et le suivi de dossiers, l'organisation de réunions et la gestion de plusieurs sollicitations simultanées.
Vous êtes reconnu.e pour votre discrétion, votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre méthodologie. Doté.e d'un bon relationnel et d'une bonne maîtrise de soi, vous savez faire preuve de réactivité et avez le sens des priorités.
Une bonne compréhension du fonctionnement d'une collectivité territoriale, un réel sens du service public et une capacité à travailler avec des interlocuteurs variés seront particulièrement appréciés.
Le profil recherché
Experience: Débutant accepté
Compétences: Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Gérer les relations avec les actionnaires
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Compétences: Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Gérer les relations avec les actionnaires
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Compétences requises
- Outlook
- Logiciels bureautiques
- Excel
- Word
- Réactivité
- Sens de l’organisation