Assistant·e Dtp H/F - Ca Agglomeration Creil Sud Oise
- CDD
- Ca Agglomeration Creil Sud Oise
Les missions du poste
La Communauté de l Agglomération Creil sud Oise (ACSO), issue de la fusion le 1er janvier 2017 de deux
intercommunalités, comprend 11 communes et compte plus de 89 000 habitants.
Elle est située aux portes du Grand Paris et de la Région Hauts de France et s appuie sur l effet levier
de la future Liaison TGV TER Roissy Picardie à horizon 2025 pour s engager dans des projets de grande
envergure, structurants pour son avenir.
L'agglomération Creil Sud Oise est un territoire à taille humaine de 90 000 habitants, aux portes de l'Ile-de-France et des Hauts-de-France (ex Picardie). Des transformations majeures sont en cours dans le coeur d'agglomération. Autour du quartier de la gare de Creil, à seulement 30 minutes de Gare du nord, la future liaison TER-grande vitesse Amiens-Creil-Roissy et la réutilisation des friches ont déjà amorcé une nouvelle offre résidentielle attractive au bord de l'Oise, avec le soutien d'Action coeur de ville.
Au sein de la Direction du Patrimoine, l'assistant.e est placé.e sous l'autorité de la responsable du pôle d'assistanat et intègre une équipe composée de 3 assistant.es. A ce titre, vous assurez les missions suivantes :
Missions principales :
1. Programmation de l'occupation des équipements sportifs
- Activer/désactiver les badges
- Transmettre Clé/badges aux associations
- Renseigner le tableau de suivi badges Wit
- Transmettre les conventions aux associations et renseigner les tableaux de suivi des conventions
- Mettre à jour les plannings d'occupation annuelle et les transmettre aux différents services
- Mettre à jour le listing des associations et du scolaire
- Rédiger les courriers aux associations et relances
- Participer à l'élaboration du tableau prévisionnel des manifestations.
- Envoi des conventions au contrôle de légalité
2. Suivi des incidents infrastructure et bâtiment
- Saisir le registre de présence de Marie Curie et Jules Uhry
- Réceptionner les incidents
- Rédiger les courriers/courriels et/ou relances
- Assurer la liaison entre le service bâtiment et les utilisateurs pour les incidents de niveau 1
- Assurer la liaison entre le service infrastructure et les utilisateurs pour les incidents de niveau 1
3. Saisie de l'ensemble des bons de commandes pour la direction (infra + bâtiment)
- Récupérer les devis
- Mettre les devis en I-parapheur
- Enregistrer sur le serveur les devis et dans le tableau de suivi
- Etablir les bons de commande pour l'ensemble de la direction sur CIRIL
- Relancer les services concernés pour signature des bons de commande
- Corriger les tableaux au besoin
- Envoyer les bons aux fournisseurs et classer les AR
- Renseigner les tableaux de suivi des marchés
- Alerter en fonction des problématiques
4. Commission de sécurité
- Préparer les documents nécessaires à la constitution du dossier
- Envoyer les mails de rappel aux intervenants du service bâtiment
- Récupérer l'ensemble des documents
- Archiver les dossiers (rapport, maintenance, registres.)
5. Secrétariat polyvalent
- Gérer, rédiger, enregistrer et suivre les courriers
- Accueillir physiquement et téléphoniquement
- Tenir les agendas et monter les réunions en cas d'absence de la responsable du pôle
- Archiver physiquement et numériquement
Missions annexes :
Pour la Direction :
- En l'absence de l'assistante du service Bâtiment et de l'assistante de Direction, assurer les tâches prioritaires du secrétariat et assurer les missions d'organisation, de prise de note et de rédaction de comptes-rendus
- Assurer une veille administrative de la Direction pendant les congés (point unique téléphonique, permanence de l'accès aux agendas et gestion du courrier)
intercommunalités, comprend 11 communes et compte plus de 89 000 habitants.
Elle est située aux portes du Grand Paris et de la Région Hauts de France et s appuie sur l effet levier
de la future Liaison TGV TER Roissy Picardie à horizon 2025 pour s engager dans des projets de grande
envergure, structurants pour son avenir.
L'agglomération Creil Sud Oise est un territoire à taille humaine de 90 000 habitants, aux portes de l'Ile-de-France et des Hauts-de-France (ex Picardie). Des transformations majeures sont en cours dans le coeur d'agglomération. Autour du quartier de la gare de Creil, à seulement 30 minutes de Gare du nord, la future liaison TER-grande vitesse Amiens-Creil-Roissy et la réutilisation des friches ont déjà amorcé une nouvelle offre résidentielle attractive au bord de l'Oise, avec le soutien d'Action coeur de ville.
Au sein de la Direction du Patrimoine, l'assistant.e est placé.e sous l'autorité de la responsable du pôle d'assistanat et intègre une équipe composée de 3 assistant.es. A ce titre, vous assurez les missions suivantes :
Missions principales :
1. Programmation de l'occupation des équipements sportifs
- Activer/désactiver les badges
- Transmettre Clé/badges aux associations
- Renseigner le tableau de suivi badges Wit
- Transmettre les conventions aux associations et renseigner les tableaux de suivi des conventions
- Mettre à jour les plannings d'occupation annuelle et les transmettre aux différents services
- Mettre à jour le listing des associations et du scolaire
- Rédiger les courriers aux associations et relances
- Participer à l'élaboration du tableau prévisionnel des manifestations.
- Envoi des conventions au contrôle de légalité
2. Suivi des incidents infrastructure et bâtiment
- Saisir le registre de présence de Marie Curie et Jules Uhry
- Réceptionner les incidents
- Rédiger les courriers/courriels et/ou relances
- Assurer la liaison entre le service bâtiment et les utilisateurs pour les incidents de niveau 1
- Assurer la liaison entre le service infrastructure et les utilisateurs pour les incidents de niveau 1
3. Saisie de l'ensemble des bons de commandes pour la direction (infra + bâtiment)
- Récupérer les devis
- Mettre les devis en I-parapheur
- Enregistrer sur le serveur les devis et dans le tableau de suivi
- Etablir les bons de commande pour l'ensemble de la direction sur CIRIL
- Relancer les services concernés pour signature des bons de commande
- Corriger les tableaux au besoin
- Envoyer les bons aux fournisseurs et classer les AR
- Renseigner les tableaux de suivi des marchés
- Alerter en fonction des problématiques
4. Commission de sécurité
- Préparer les documents nécessaires à la constitution du dossier
- Envoyer les mails de rappel aux intervenants du service bâtiment
- Récupérer l'ensemble des documents
- Archiver les dossiers (rapport, maintenance, registres.)
5. Secrétariat polyvalent
- Gérer, rédiger, enregistrer et suivre les courriers
- Accueillir physiquement et téléphoniquement
- Tenir les agendas et monter les réunions en cas d'absence de la responsable du pôle
- Archiver physiquement et numériquement
Missions annexes :
Pour la Direction :
- En l'absence de l'assistante du service Bâtiment et de l'assistante de Direction, assurer les tâches prioritaires du secrétariat et assurer les missions d'organisation, de prise de note et de rédaction de comptes-rendus
- Assurer une veille administrative de la Direction pendant les congés (point unique téléphonique, permanence de l'accès aux agendas et gestion du courrier)
Le profil recherché
Experience: Débutant accepté
Compétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Compétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Compétences requises
- Gestion de l'emploi du temps
- Compte-rendu
- Traitement du courrier
- Réactivité
- Prise de note