Assistante de Direction - Pont Sainte Maxence H/F - Communes

ASSISTANTE DE DIRECTION - DIRECTION DE L'EVENEMENTIEL, DE LA COMMUNICATION ET DE LA VIE ASSOCIATIVE
Liens hiérarchiques :

- Supérieur immédiat : Directrice de l'évènementiel, de la communication et de la vie associative
- Collatéraux : autres personnels de la direction
- Subordonnés : 0
Effectif de la direction : 21

Effectif du service : 7

Activités principales :

Relation avec les administrés, les partenaires et services
- Accueil physique, téléphonique et gestion de la boîte mail du service
- Transmission de l'information et gestion des priorités

Gestion administrative
- Gestion de l'agenda et transmission aux élus
- Gestion de l'agenda personnel de la directrice
- Gestion du courrier entrant et sortant, rédaction des courriers du service, envoi des invitations
- Suivi des parapheurs et des signatures
- Organisation des réunions : convocation, ordre du jour
- Gestion des tableaux de bord (statistiques accueil, décisions...)
- Gestion des demandes d'achat et bons de commande
- Suivi comptable (engagements, factures)
- Gestion du papier et des fournitures du service
- Gestion des demandes d'intervention interne

Régie
- Régisseur principal de la DECVA

Salles locatives
- Gestion des locations des salles (planning, courriers, enregistrements, états des lieux)



Activités spécifiques :

Soutien à la vie associative et au sport
- Gestion des plannings des équipements sportifs et des demandes
- Renseignements et orientation
- Réservation du minibus, envoi des conventions et décisions
- Gestion administrative de l'école municipale des sports et des stages sportifs

Soutien à l'évènementiel
- Gestion administrative des inscriptions aux manifestations du service
- Participation aux manifestations du service

Marché
- Encaissement des commerçants sur les marchés hebdomadaires

Réserve alimentaire
- Gestion et suivi des stocks de la réserve alimentaire municipale
- Préparation des pots organisés par les services

COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

Savoir
Outil informatique : environnement Windows et bureautique
Maîtrise des outils de communication internes et externes
Maîtrise de l'organisation et du fonctionnement de la collectivité
Renseignement de la population
Maîtrise des procédures administratives

Savoir faire
Etre à l'écoute du public, le renseigner et l'orienter si besoin
Rédiger des courriers et documents administratifs
Suivi de l'actualité
Respect des échéances

Savoir être
Discrétion
Devoir de réserve
Qualités relationnelles
Travailler en transversalité
Méthode et rigueur
Sens de l'organisation
Capacité d'autonomie

Qualités appréciées
Disponibilité

• Gestion de l'emploi du temps
• Sens du relationnel
• Tenue comptable
• Autonomie
• Windows
• Traitement du courrier
• Rédaction de courriers
• Sens de l’organisation