Agent·e d'Accueil Chargé·e de l'Accueil du Cabinet et des Relations avec les Administré·e·S H/F - Communes

La ville recrut pour le cabinet de Mr Le Maire un.e agent·e d'accueil chargé·e de l'accueil du cabinet et des relations avec les administré·e·sAdjoint administratif territorial (Cat C)Il/elle contribue à la qualité de la relation entre le cabinet, les administrés et les partenaires institutionnels, en garantissant un suivi rigoureux des demandes et des affaires réservées.Sous l'autorité du Directeur de cabinet, l' agent·e d'accueil assure l'accueil du cabinet du Maire et le traitement des sollicitations adressées à l'exécutif.Vous aurez pour missions:Assurer l'accueil physique et téléphonique du cabinet.Accueillir, renseigner et orienter les administrés, partenaires et visiteurs.Assurer le traitement et le suivi des affaires réservées du Maire.Gérer les sollicitations adressées au Maire (courriers, courriels, appels, interventions).Organiser les rendez-vous et permanences du Maire.Préparer les dossiers des permanences et assurer le suivi des engagements pris.Assurer le suivi des invitations, représentations et sollicitations protocolaires.Coordonner les réponses avec les services.Élaborer des tableaux de suivi des demandes des administrés.Assurer le classement et l'archivage des dossiers relevant de son périmètre.Temps de travail : 37h par semaine,

SavoirsFonctionnement des collectivités territoriales.Organisation administrative d'une collectivité.Techniques d'accueil et de relation avec les usagers.Rédaction administrative.Prise en main des outils de communication.Outils bureautiques et collaboratifs.Notions de protocole institutionnel.Savoir-faireAccueillir et orienter différents publics.Identifier, qualifier et traiter les demandes des administrés.Organiser et suivre les permanences du Maire.Assurer le suivi administratif des affaires réservées.Rédiger des courriers et comptes rendus.Prioriser les demandes et respecter les délais.Utiliser les outils bureautiques et numériques.Savoir-êtreSens du service public.Qualités d'accueil et d'écoute.Discrétion professionnelle.Rigueur et sens de l'organisation.Réactivité.Diplomatie.Gestion des situations sensibles.Esprit d'équipe.

• Logiciels bureautiques
• Compte-rendu
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Sens de l’organisation