Assitante Administrative H/F - Administration Holding Prat et Fils

ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF (VE)

Descriptif du poste :

Nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif pour rejoindre notre équipe dynamique. Vous serez rattaché(e) directement à la Direction et autres responsables de l'entreprise et interviendrez sur une variété de missions administratives et de secrétariat.

En tant qu'Assistant(e) Administratif (ve), vos principales responsabilités seront les suivantes :

Accueil et communication :

Accueil physique et téléphonique
Gestion des appels entrants et sortants
Suivi de la boîte mail de la société

Gestion du courrier :

Réception, envoi et distribution du courrier
Tri et enregistrement des courriers dans les services concernés

Gestion des opérations de l'entreprise :

Suivi des fournitures de bureau
Gestion de la maintenance des locaux et des équipements

Secrétariat et gestion des dossiers :

Rédaction et gestion de courriers divers
Constitution des dossiers administratifs pour les appels d'offres publics et privés, en respectant les délais et exigences
Gestion des badges aéroportuaires et déclarations de permis de piste
Facturation, situations de travaux et DGD
Organisation des commandes de matériel
Rédaction de documents types (PPSPS) et mise en page des Dossiers des Ouvrages Exécutés (DOE)
Demande de devis fournisseurs et suivi des prix
Constitution des dossiers de qualifications professionnelles
Suivi des cautions bancaires, des PV de réception et des comptes prorata, retenue de garantie
Gestion des sous-traitants

Conditions :

Horaires : 35 heures du lundi au vendredi
Lieu : Poste en présentiel à Chaumontel

Compétences et qualités requises :

Autonomie et esprit d'équipe
Capacité à suivre des instructions précises dans un cadre bien défini
La connaissance de Batappli serait un plus
Méthode, dynamisme et gestion des urgences

Rejoignez-nous et participez activement au développement de notre entreprise !

Experience: 12 Mois

Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Appel D'offres - Maîtrise du Pack Office

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Services administratifs combinés de bureau

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Accueil de la clientèle
• Logiciels bureautiques
• Classement des dossiers
• Traitement du courrier