Assistant de Site H/F - 60

Qui sommes nous ?

Leader du facility management en sites sensibles, notre ambition est de permettre à nos clients de se concentrer sur leur coeur de métiers en nous confiant le pilotage de leurs prestations multiservices et multitechniques.

Nos valeurs ?

Responsabilité, Engagement, Agilité , Audace et humanisme

Pourquoi choisir GEPSA et GEPSA Institut?
GEPSA répond aux appels d'offres lancés par le Ministère de la Justice, Ministère de l'Intérieur et autres Administration Publiques GEPSA participe au fonctionnement d'établissements publics dans le cadre de marchés multi-techniques et multiservices. Experts en facility management, nous proposons à nos clients des prestations de services à l'immeuble (maintenance, nettoyage...), services à la personne (restauration, hôtellerie, cantine) et services à l'insertion (Ateliers de production, orientation et formation professionnelle).

Chiffres clés : CA 200 M€ / 900 salariés / 74 établissements répartis sur toute la France

Vos Missions seront les suivantes :

Gestion administrative du site et des services :

- Être en charge du secrétariat du Responsable de site (gestion du courrier, réception et filtrage des communications téléphoniques, gestion des rendez-vous, frappe et présentation de document)
- Organiser les réunions et rédige les comptes rendus
- Jouer le rôle d'interface entre le siège et le site
- Etablir des reportings mensuels (RMA), et des supports de présentation (Revue Annuelle par exemple) nécessaires auprès dU client ainsi que le suivi de l'historique des interventions
- Suivre les commandes d'investissement, les commandes de l'Accueil Famille et du Transport dans le respect du budget
- Suivre la facturation et les relances fournisseurs
- Etablir des devis et des factures pour le client et les déposer sur Chorus. Suivre le paiement des factures.

Suivi des Ressources Humaines :

- Être le/la Référent(e) RH sur le site (transmission des éléments variables de paie, suivi du parcours d'intégration des nouveaux collaborateurs, gestion des formalités administratives pour les nouveaux collaborateurs, gestion des process de recrutement)
- Assurer la mise en oeuvre du plan de formation pour les salariés du site
- Participer au recrutement des intérimaires et au suivi des candidatures
- Jouer le rôle d'interface entre les services

Suivi des interventions de maintenance :
- Enregistrer les demandes d'intervention dans l'interface client et assurer leur communication pour répondre aux demandes du client selon les délais contractuels
- Avoir la charge du suivi de toutes les opérations de maintenance, suivi des contrôles et de l'historique des interventions
- Gérer des contrats de maintenance, assurer le suivi de l'élaboration des contrat de maintenance auprès du service achat, réaliser les demandes de DC4
- Extraire les données sur l'interface Client
- Suivi des demandes d'accès des sous-traitants sur le site

Communication interne et externe :

- Communiquer avec le client et les techniciens pour garantir une bonne coordination et répondre aux besoins de maintenance.